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如何实现与领导的高效沟通

宗昀洁
职来职往

与领导沟通是工作中不可回避的情境,无论是直管领导、其他部门的领导抑或是更高级别的领导。与领导沟通可以说是职场的一门必修课,沟通是否有效直接决定向领导请求的支援能否实现、能否清晰接收到领导的指令、能否让领导明确了解工作的进展等。同时,与领导的沟通过程也是重要的自我展示过程,沟通的过程能直接反映个人谈话方式和行事风格,体现逻辑思维和语言表达能力。今天,我们就和大家分享几个与领导沟通的原则,帮助大家实现与领导的高效沟通。


原则1:有备而来


有备而来是与领导沟通非常重要的一点。一方面是自己做好沟通前的准备,另一方面是让领导有所准备。无论是主动约见领导,又或者是被领导约见,做足准备工作都是非常重要的。你需要事先对沟通的工作有全盘的了解,从整体框架到细节处理,以应对领导的发问。有的放矢地做足功课,既是对领导的尊重,又是为会面效率最大化而奠定基础。让领导有所准备其实很简单,可以根据公司的惯常做法,用口头预约或者邮件的方式,说明会面的目的即可。如果沟通的内容相对复杂,又或者这是第一次对一个大型项目进行汇报,可以提前把背景资料发邮件给领导。但是切记,邮件的内容不要过于长,提纲挈领地把事情的北京交代一下就好。 

 

原则2:先总后分,先框架后细节


千万要记得,你将要汇报的工作,只是领导分管工作的几分之一甚至几十分之一,一来领导远没有你对工作的细节或者操作层面掌握得多,二来领导也根本不需要了解每一件工作的细节。所以,当我们在向领导汇报工作的时候,要先抛出沟通的目的,然后介绍大致背景、问题症结,最后是需要领导层面做的事。操作层面的细节在沟通过程中根据领导的反馈再拎出来说。切忌没有开头、没有背景、没有框架就直奔细节,这样领导会直接懵圈。

举个例子:假设你是一个产品销售经理,你的直管领导是市场总监。年初,公司已经制订了整体的销售及预算执行计划。但因为突然得知同类产品竞争对手的一个产品比预期提前三个月上市,你希望可以调整预算计划,把第三季度的预算拿出300万元提前到第二季度投放,用以广告和市场维护,以保持市场份额。

梳理一下,我们此次找领导沟通的目的是什么?需要领导对将第三季度的300万元预算提前到第二季度投放这件事情做出决策。背景是竞争对手要提前将一个竞争产品投放市场。那么问题的症结很明显,如果我们不加以应对,市场份额必然会受到影响。所以,很显然,一个有效的沟通应该是这样:“总监,我刚得到消息,竞争对手的同类产品上市时间比预计提前了三个月,为了应对,我计划把第三季度的预算拿出300万元提前投入第二季度,用来维护市场占有度。但这样就打乱了年初制订的预算计划,所以来向您请示。”这时,总监可能会对改变预算的必要性以及300万元这一数额的合理性提出质疑,所以需要在做准备时,就把竞争对手的策略以及预算核算过程做到胸有成竹。

这就是一个成功的沟通案例,最后一定会收到比较好的效果。不仅得到总监关于预算方案的批准,而且会在总监心中留下较好的印象。

以上两个原则,我们用了很大的篇幅来介绍,是因为这两条原则是与领导沟通中最为重要的两条原则,对整个沟通成败起到极为关键的作用。下面,再向大家分享几个着眼于细节的小原则。


原则3:请示工作给方案,汇报工作给结果


请示和汇报是与领导沟通最为常见的两种情形。请示,需要领导进行决策,这时务必要说明清楚详细的方案以及需要领导决策的关键点。这时,切忌只抛问题和困难。即使你的想法还不成熟,或者你确实无法从几种方案中选出最佳方案,但仍然要把自己的解决思路和自己思考的方案条理清晰地陈述给领导。汇报则相对简单,通常是一项工作完成或者取得阶段性成果时向领导汇报。这时就要把工作取得的成果,对此次工作的思考和总结,下一个阶段或者下一个项目计划等几个方面都向领导说清楚。

除了上述几个原则,还有一些沟通的细节需要注意。比如和领导沟通时要注意眼神交流,目光不要游离或逃避。要注意汇报的节奏,有适当的停顿,给领导思考的时间。注意领导的反馈,不要都是自顾自地说。当然,这些细节不仅是和领导沟通,日常的工作沟通中都是应该要注意的,这些都直接反映了职场人的个人修养和情商。


原则4:结尾时要进行总结


和领导沟通常常不止讨论一件事情,结束时应该用几句话进行总结,对整个沟通过程中的关键信息进行归纳,尤其是关键问题的关键答案,再一次明确大家的共识。这样做的好处是,对沟通后的执行是非常直接、明确的指导,达成共识的决策全力以赴地完成,并适时地对执行情况进行反馈汇报,善始善终,这才是一个有效的、良性的沟通。

 

来源:《职业教育(上旬刊)》2018年第07期

韩修会著
沈阳出版社
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